Obstacles à l’inclusion dans le domaine de la P2

Notre troisième compte rendu des principaux constats du sondage biennal de l’AIP2 sur l’état de la pratique porte sur les obstacles à l’inclusion dans le cadre de la pratique de la participation publique au Canada.

Read the English version here.

Ce sondage a mis un accent particulier sur les défis auxquels sont confrontés les praticiens en vue d’assurer une participation équitable et significative des participants dont la langue première n’est pas nécessairement l’anglais. Bien que les répondants au sondage aient mentionné qu’ils font fréquemment (73 %) traduire des documents écrits dans d’autres langues, ils ont rarement la possibilité de fournir des services d’interprétation en temps réel lors des activités de P2 (seuls 14 % des répondants avaient couramment recours à de tels services). Ces résultats montrent qu’aucun progrès n’a été réalisé depuis le sondage de 2017 en ce qui a trait à la possibilité de fournir des services d’interprétation en temps réel, et qu’aucun changement n’a été constaté concernant la traduction des documents écrits.

Les praticiens de la P2 qui ont répondu au sondage ont fréquemment (62,5 %) recours à des partenariats pour mobiliser de façon significative les participants qui ne parlent pas l’anglais; toutefois, ces résultats sont inférieurs à ceux observés lors du sondage de 2017, qui nous apprenait que 72 % des répondants consultaient habituellement des associations communautaires afin de déterminer la meilleure approche à adopter. Les répondants ont précisé que le contenu et les outils en ligne (78 %) et les documents imprimés (74 %) étaient les outils qu’ils utilisaient le plus souvent pour impliquer les participants qui ne parlent pas l’anglais. Parmi les outils les moins utilisés figuraient les activités pratiques (24 %), les visites virtuelles de sites (26 %), les outils de facilitation ou de recherche de consensus (31 %), les images ou vidéos de sites (32 %), les questionnaires ou sondages sur papier ou réalisés en personne (33 %) et les cartes interactives ou d’autres outils (39 %).

Quarante-deux pour cent (42 %) des répondants ont signalé qu’il était habituel pour eux de n’avoir aucun soutien ou procédure en place lorsqu’il s’agit de travailler avec des participants qui ne parlent pas l’anglais. Même si le Recensement de 2016 révélait que l’anglais faisait partie d’au moins l’une des langues maternelles d’une faible majorité de Canadiens (58,1 %), cette réalité ne reflète pas les tendances linguistiques observées au Canada. Selon l’Encyclopédie canadienne :

Bien que le français et l’anglais soient les deux seules langues officielles du Canada, la diversité linguistique du pays est très riche. Selon le recensement de 2016, comparativement aux années précédentes, un plus grand nombre de Canadiens déclarent que leur langue maternelle ou la langue parlée à la maison est une autre langue que l’anglais ou le français. Ceci s’ajoute à une vaste diversité de langues autochtones.

Les répondants au sondage ont affirmé avoir constaté une amélioration au chapitre de la diversité linguistique dans les médias sociaux et la mobilisation en ligne, qui est passée de 30 % en 2017 à 43 % en 2020. Les entrevues, enquêtes, questionnaires et sondages réalisés dans d’autres langues sont également utilisés de façon plus fréquente (il s’agit désormais de procédures habituelles pour 50 % des répondants).

Outre les obstacles à l’inclusion liés à la langue auxquels sont confrontés les participants aux initiatives de P2, les répondants ont mentionné les enjeux suivants :

  • 67 % ont signalé des enjeux liés à l’équité en ce qui a trait à la représentation des communautés;
  • 64 % ont signalé des obstacles lorsqu’ils tentaient de mobiliser les citoyens au‑delà du processus de planification;
  • 60 % ont mentionné que le manque d’information du public au sujet des processus de P2 engendrait des obstacles;
  • 57 % étaient d’avis que la communication d’informations techniques et financières et d’autres types d’informations créait des obstacles;
  • 54 % ont signalé des obstacles à l’obtention de consensus; et
  • 50 % ont affirmé que la gestion des conflits engendrait des obstacles.

Lors de la conception du sondage sur l’état de la pratique, le comité de recherche de l’AIP2 Canada a constaté de nombreux obstacles à la participation. Plusieurs commentaires formulés par les répondants sont venus corroborer ces observations. Nous constatons également que, bien que le sondage nous permette de recueillir des renseignements sur les obstacles à l’inclusion liés à la langue, ce n’est pas le cas pour d’autres aspects relatifs à la diversité, à l’équité et à l’inclusion (DEI). Le comité s’emploiera donc à apporter les correctifs nécessaires aux prochains sondages afin d’améliorer l’expérience des participants et la pertinence des résultats pour les praticiens.

L’AIP2 Canada peut vous aider à atténuer les obstacles à l’inclusion dans le cadre de votre pratique de la P2, notamment en vous proposant les activités d’apprentissage suivantes :

Barriers to Inclusion in P2

by the IAP2 Canada Research Committee

This third installment of key findings from IAP2’s bi-annual State of the Practice survey shines a spotlight on barriers to inclusion in P2 practice in Canada.

Lisez la version française ici.

The survey puts particular emphasis on challenges to providing equitable and inclusive engagement for participants whose first language may not be English. While survey respondents indicated it is common (73%) to translate written material into other languages, the ability to provide real-time in-session translation with an interpreter remains rare (common for only 14% of respondents). These results show no reported progress in ability to include real-time in-session translation services since the 2017 survey and no reported change in translation of written materials.

P2 practitioners responding to the survey are commonly making use of partnerships to meaningfully engage with non-English-speaking participants (62.5%), however this is also lower than reports from 2017, when 72% were commonly consulting community associations for the best approach. Respondents identified online materials and web tools (78%) and printed materials (74%) as the most popular tools for engaging with non-English-speaking participants. Tools reported as least commonly used include hands-on activities (24%), virtual site tours (26%), facilitation or consensus building tools (31%), images/videos of sites (32%), paper-based or in-person surveys/questionnaires/polls (33%), and interactive maps or other tools (39%).

Forty-two percent (42%) of respondents indicated it is common to have no support or procedures in place to work with non-English-speaking participants. With the 2016 Census reporting that a slim majority (58.1%) of all Canadians have English as at least one of their mother tongues, this reality does not match linguistic trends in Canada. According to The Canadian Encyclopedia: (https://www.thecanadianencyclopedia.ca/en/article/languages-in-use)

Although French and English are Canada’s only two official languages, the country’s linguistic diversity is very rich. According to the 2016 census, an increased number of Canadians are reporting a mother tongue or language spoken at home other than English or French compared to in previous years. This is in addition to a large diversity of Indigenous languages.

Survey respondents indicate language diversity in social media and online engagement has improved, rising from 30% in 2017 to 43% in 2020. Interviews, surveys, questionnaires and polls in other languages are also more common (now common for 50% of respondents).

Beyond language-related barriers to inclusion affecting P2 participants, respondents noted the following issues:

  • 67% reported issues related to equity in community representation;
  • 64% reported barriers to engaging citizens beyond planning;
  • 60% indicated lack of public education about the process of P2 creates barriers;
  • 57% commonly find communicating technical, financial and other information creates barriers;
  • 54% reported barriers to consensus building; and
  • 50% identified managing conflict creates barriers.

IAP2 Canada’s Research Committee noted several barriers to participation in the design of the State of Practice survey. Several comments by respondents supported our observations. We also note that while insights about barriers to inclusion related to language can be gathered from the survey, other aspects of diversity, equity and inclusion (DEI) are not. The Committee looks forward to making improvements to future surveys to improve both the experience of participants and the value of the results to practitioners.

IAP2 Canada is here to help you reduce barriers to inclusion in your on P2 practice. Of particular note, the following learning opportunities are available:

Rapport de la présidente – Juillet 2022

Catherine Rockandel, CP3, Présidente de l’AIP2 Canada

Nous vivons une époque intéressante, et cela est particulièrement vrai pour les élu(e)s et(ou) les décideur(e)s. Le public s’attend à les voir intervenir pour atténuer les impacts des événements météorologiques extrêmes sur les infrastructures, et remédier au nombre sans cesse croissant de personnes aux prises avec des problèmes de santé mentale, de pauvreté, d’itinérance, de congestion routière et d’autres problèmes complexes qui ne cessent d’augmenter.

Dans le contexte d’un gouvernement local ou d’un organisme public, les décideur(e)s fournissent une orientation au personnel en mettant en place des plans stratégiques et en définissant des objectifs et des valeurs destinés à éclairer l’élaboration de politiques et de projets. Il s’agit d’un processus complexe qui nécessite souvent la recherche de compromis. C’est à cette étape que les choses deviennent intéressantes, car les résident(e)s prennent conscience des répercussions de certains problèmes sur leur vie et de ce à quoi ils(elles) pourraient devoir renoncer pour y remédier. Les membres du public ont différentes opinions concernant le développement, les changements de zonage, les plans communautaires officiels – particulièrement s’ils touchent des communautés marginalisées – ou la densification. Pratiquement tous les changements perçus comme étant susceptibles de menacer notre qualité de vie se heurteront à une opposition. 

Les intérêts divers sont souvent accentués par des campagnes numériques coordonnées qui ont le potentiel de recentrer la conversation, faisant passer un dialogue sur les choix et les compromis à une campagne polarisante destinée à promouvoir différentes perspectives et même à attaquer les décideur(e)s à titre individuel. Cela fait en sorte que les décideur(e)s peuvent se sentir de plus en plus isolé(e)s et mis(e)s au défi de s’opposer à un plan qu’ils(elles) avaient initialement soutenu; dans certains cas, ils(elles) peuvent même être victimes d’intimidation. Les opinions divergentes ne se manifestent pas toutes sous forme de campagne de désinformation numérique coordonnée et conçue pour amplifier et propager un discours haineux, manipuler de façon systématique le discours politique ou perturber le processus décisionnel, mais il arrive parfois que cela soit le cas. 

En tant que praticien(ne)s de la participation publique, nous sommes fréquemment sollicité(e)s pour donner des conseils. Quelles stratégies trouvez-vous les plus efficaces? Quelles sont les techniques que vous avez apprises, lors des formations de l’AIP2 Canada ou par le biais des réseaux de l’organisation, et qui se sont révélées efficaces? Comment pouvons-nous convaincre les décideur(e)s d’impliquer le public et les résident(e)s tôt dans le processus – avant l’élaboration d’un plan – afin que ces personnes prennent conscience de la valeur qu’elles apportent au processus et des compromis qu’elles sont disposées à faire? Sommes-nous en mesure d’organiser des conversations communautaires pour explorer l’incidence des choix sur les autres personnes et sur le système dans son ensemble? Pouvons-nous aider les participant(e)s à voir au-delà de leurs propres intérêts et à prendre conscience de certaines choses (par exemple, « Ohhh… je contribue aux embouteillages » plutôt que « Les embouteillages font en sorte que j’arrive en retard », ou « Il est avantageux pour moi d’acheter une maison dans un quartier où les prix sont plus bas, mais le prix des logements augmente, ce qui fait en sorte que les gens qui occupaient un logement dans un sous-sol ou une maison locative moins chère devront se loger ailleurs »).

En tant que praticien(ne)s de la participation publique, nous pouvons concevoir des processus qui soulèvent ce genre de questions, explorent les compromis et aident les gens à voir au-delà de leurs propres intérêts. De plus, lorsque les gens constatent que leurs points de vue sont pris en considération, ils ont tendance à mieux accepter des politiques et des décisions qu’ils n’appuient peut-être pas entièrement. Nous faisons tous partie des problèmes auxquels nous sommes confrontés, ce qui signifie que nous avons tous un rôle à jouer dans la recherche d’une solution.

March 2022 – Canadian Elected Chair of IAP2 International Board 

Another Region Joins IAP2 Family

by Jane Newlands, CP3

In January, Bruce Gilbert, Ph.D. was elected Chair of the International Board. “I am delighted to have this opportunity to help IAP2 improve, grow, and consolidate its place on the global stage as an organization committed to and at the cutting edge of international P2 excellence” Bruce commented. 

Bruce Gilbert

Bruce served as IAP2 Canada president from 2015-18. He has served at the international level since 2017 and helped to shepherd the organization through its transition from federation to the current affiliate structure. Another major initiative of the International Board is the update and harmonization the IAP2 training materials. This represents the culmination of several years’ work with IAP2 members across all of the regions providing input into the development of the updated training materials. Stay tuned for future announcements from IAP2 Canada regarding the rollout of the new harmonized curriculum

In other exciting international news, IAP2 Latin America is now an official legal entity registered in Chile. In January, an individual member joined IAP2 Canada from Colombia, and now we are excited to welcome this new affiliate to our IAP2 family.  

Looking ahead, the Board recently endorsed a new strategic plan for 2022 that supports the work of the International Board to:

  • Support the expansion of IAP2 internationally; 
  • Set the standards for and advance the practice of public participation globally; and
  • Continue to build a strong organization, with both a strong International Board and strong regions.

For more information on the activities of the International Board, please contact your Canadian International Board reps:

Bruce Gilbert at bgilbert@dal.ca  

Jane Newlands at jnewlands@shaw.ca 

Jane Newlands, CP3

March 2022 – IAP2 Canada’s DEI Committee

IAP2 Canada officially launched a committee of the board for Diversity, Equity and Inclusion (DEI) in 2021 to support the goal of overcoming systemic barriers within the organization and practice, and ensuring representation is at the table. 

The DEI Committee is co-led by Rajvir Rao (left) and Katherine Cole, both members of the IAP2 Canada Board of Directors. While IAP2 committees of the board typically have chairs and vice-chairs, the co-chair model was important to demonstrate the value of allies working side-by-side with those who have been marginalized. 

Rajvir Rao is a first-generation Canadian, a woman of colour, who has shared her stories of racism, systemic barriers and overcoming these obstacles through allyship. Katherine Cole is a white Canadian whose family came from the United Kingdom. She recognizes her privilege and strives to be an ally to break down systemic barriers. 

A group of passionate and experienced volunteers stepped up to contribute to DEI in IAP2 Canada, including:

  • Tanushree Pillai
  • Jack Brooks
  • Rosshane Vignarajah
  • Pardeep Purewal
  • Laine Watson

We are also pleased to have the support of fellow Board member, Kim Alison Fraser. Together, the Committee is planting the seeds to ensure that DEI is woven throughout the fabric of the organization. It is also focused on increasing opportunities for engagement professionals, both up-and-coming and established, from marginalized communities. 

We recognize that for IAP2 Canada to be diverse, inclusive and equitable, we need to challenge and change existing practices and procedures. While the committee is defining its path forward, and will share more as plans are finalized, it is focused on issues that impact the Public Participation (P2) profession and practitioners. 

Message de la présidente

Rétrospective de 2021

Catherine Rockandel, présidente de l’AIP2 Canada

Deux mots me viennent à l’esprit lorsque je réfléchis à l’année qui touche à sa fin : « tourbillon » et « dévouement ». En effet, nous avons vécu un véritable tourbillon et nous devons continuer de nous adapter à l’incertitude engendrée par la pandémie. En tant que praticiens, nous nous sommes davantage tournés vers des modes de mobilisation hybrides, tandis que les membres du Conseil d’administration et du personnel se sont fixé des objectifs ambitieux avec le lancement du nouveau plan stratégique en janvier.

Chaque mois, notre travail a été guidé par les objectifs et les priorités stratégiques qui ont été établis. Je suis très reconnaissante envers l’équipe assidue, dévouée et innovante que forment le Conseil d’administration et les membres du personnel. Notre travail a permis de mettre sur pied des douzaines de nouveaux programmes de perfectionnement professionnel et de formation destinés à différents publics. Nous avons également procédé à un examen des processus de gouvernance et de gestion de l’organisation, ce qui a constitué les fondements des mesures stratégiques mises en place tout au long de l’année. Qu’il s’agisse de tâches liées à la transition, de la planification de scénarios financiers, de l’évaluation des risques, de la planification budgétaire, du recrutement d’une nouvelle directrice générale ou de l’offre de webinaires et de programmes de perfectionnement professionnel – ce fut une année bien remplie! Le résultat : l’AIP2 Canada jouit d’une solide situation financière, et l’organisation compte plus de 1 100 membres.

Ces bonnes nouvelles ont toutefois été accompagnées d’un événement plus triste, soit la planification du départ à la retraite de notre directrice générale et fondatrice, Amelia Shaw. Championne passionnée de la participation publique, formatrice et facilitatrice ayant de profonds liens au sein de l’organisation, Amelia était membre de la famille de l’IAP2 bien avant la création de l’AIP2 Canada.

À la fin du mois de novembre, nous avons embauché notre nouvelle directrice générale, Valoree McKay. Depuis, elle et Amelia ont collaboré de façon assidue à assurer la transition. Pendant ce temps, en coulisses, les membres du Conseil d’administration et du personnel ont secrètement planifié une fête de départ à la retraite afin de souligner les contributions remarquables d’Amelia. Si vous n’avez pas eu l’occasion de participer à cet événement virtuel le 9 décembre dernier, nous avons joint des photos à cette infolettre.

Plusieurs praticiens me disent qu’ils attachent une grande importance aux relations et aux liens qu’ils ont établis en tant que bénévoles et participants aux programmes, aux conférences et aux communautés de pratique de l’AIP2 Canada. Au cours de l’année 2022, les membres du Conseil d’administration et du personnel s’attacheront à renforcer l’image de marque de l’AIP2 Canada, à améliorer la proposition de valeur de l’organisation par le perfectionnement professionnel et la formation, et à « Se lier avec intention » lors de la Conférence de 2022. J’ai très hâte de vous retrouver à Banff du 14 au 16 septembre.

Respectueusement, Catherine Rockandel

President’s Message – 2021 in Review

Catherine Rockandel, IAP2 Canada President

There are two words that come to mind when I reflect on the past year. “Whirlwind” and “Hardworking”. It has been a whirlwind as we continue to adjust to the uncertainty brought on by the pandemic. As practitioners we shifted to more hybrid engagement, and the Board and staff set high goals with the launch of a new strategic plan in January. 

The goals and strategic priorities informed our work each month. I am so grateful for the hardworking, dedicated, and innovative Board and staff team. We got down to work and the result is dozens of new professional development and training programs for diverse audiences; a review of governance and management processes that laid the foundation for strategic actions throughout the year. From transition tasks to financial scenario planning, risk assessments, budget planning, and recruiting a new Executive Director, to delivering webinars and professional development programs – it was a busy year! The result – IAP2 Canada is financially strong with over 1,100 members. 

Yet, it was not all celebration, it was sad to plan for the upcoming retirement of our founding Executive Manager, Amelia Shaw. Amelia has been part of the IAP2 family long before there was an IAP2 Canada.  She is a passionate champion of public engagement, a trainer, and facilitator with deep connections in the organization. 

In late November, we hired our new Executive Director, Valoree McKay. She and Amelia have been diligently working together on the transition. Meanwhile, behind the scenes, the Board and staff secretly planned a surprise retirement party to celebrate all of Amelia’s contributions. If you didn’t get a chance to attend the virtual event on December 9th there are some pictures in this newsletter.

I hear from many practitioners that they deeply value the relationships and connections they have built as volunteers and participants in IAP2 Canada programs, conferences, and Communities of Practice. As we look to 2022 the Board and staff will be strengthening the IAP2 Canada brand, deepening the value proposition through professional development and training, and “Connecting with Purpose” at the 2022 conference. I look forward to seeing you in Banff, September 14-16.

Respectfully, Catherine Rockandel

President, IAP2 Canada

Webinar Rewind – NAC Encore: “Cancel Culture” and Communications Planning – Nov. 9, 2021

One of the great fears people in public life have these days, is the fear of being “cancelled” — essentially ostracized on social media and elsewhere for saying or doing something others find offensive. In our November webinar, Kathryn Kolaczek, CEO of Alchemy Communications, reprised her 2021 North American Conference session on moving towards accountability in communications planning.

An individual or organization can be “cancelled” for errors ranging from a statement of an honestly held, but unpopular, belief; something well-meaning but inadvertent; or blatantly leveraging a social issue to position their product or service as “woke”. The proliferation of social media, combined with increased demands regarding justice and equality, have increased the possibility that even a simple miscue can be reputationally disastrous.

In the webinar, Kathryn looks at ways of avoiding such situations before they start, as well as ways of defusing situations once they’ve occurred. She discusses the differences among “calling in”, “calling out” and “cancelling”, and offers ways of achieving an accountability mindset in yourself and your organization.

IAP2 Canada members can watch the entire webinar and download other material here.

WEBINAR REWIND – Projects of the Year – Oct. 2021

CANADA – Argyle / USA – Tualatin Hills (Oregon) Park & Recreation District, Beaverton and Washington County

Two widely differing projects that involved a lot of cultural sensitivity were featured in the October Learning webinar. Argyle won Project of the Year and the IAP2 Canada Core Values Award for Indigenous Engagement for the “Sixties Scoop Healing Foundation Engagement”. From the USA, the Tualatin Hills (Oregon) Park and Recreation Division won Project of the Year and took the award for Respect for Diversity, Inclusion and Culture, for “Creating a Shared and Inclusive Vision for Park and Recreation Services”.

Argyle’s work stemmed from an $800 million settlement with survivors of the “Sixties Scoop”, a project in which Indigenous children were taken from their families and placed with “white” families, essentially to be raised as “non-Indigenous”. It’s estimated that 20,000 children were separated from their families in this way. When the settlement was announced, lawyer Jeffery Wilson declared, “Never before in history has a nation recognized children’s right to their cultural identities and a government’s responsibility to do everything in its power to protect that cultural identity of children in its care”.

$50 million was set aside for the Sixties Scoop National Healing Foundation, and Argyle’s mandate was to develop a governance structure that ensured the Foundation was truly “for Survivors, by Survivors”. Proper engagement was vital, because there was skepticism among many Survivors as to whether the Foundation would be effective; Brooke Graham of Argyle says that cast a shadow over the Foundation even before it could get to work. 

Argyle determined that the engagement would have to be Survivor-centered, informed and led, and a safe, trauma-informed environment was necessary for people to participate meaningfully. Protecting the Foundation’s reputation was also key. They started by engaging with experts — community leaders and academics — and by studying charitable organizations to see what good governance looked like. The team then travelled literally from coast to coast to coast, holding meetings with Survivors to hear their stories. In fact, much of the trauma expressed during those meetings began to take its toll on the team members, and they, too, had to be cared-for.

The process engaged over 500 Survivors, providing more than 3,000 pieces of feedback, with over 1100 authentic visitors to the online surveys. 

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The Tualatin Hills Park & Recreation District (THPRD) — just west of Portland, Oregon — serves a community of a quarter-million people. As the government agency marked its 65th anniversary, it decided to scope out a vision for the next 25 to 30 years. The district has a very diverse population, in terms of ethnicity, age, gender, abilities and even language, so the engagement process had to take all those factors into account.

The visioning process started in 2018, to get information on population growth and the community’s priorities and set a long-term guiding vision for park and recreation services. The process focused on intentionally engaging with members of the community who don’t feel comfortable or welcome coming to meetings with a government agency. The task force that was set up reflected, as much as possible, the demographic makeup of the region. A total of six languages other than English were used in the process. A wide range of tools was used, including in-person events, focus groups, community presentations and youth input.

During the community engagement phase, the task force and project team connected with more than 10,000 people, collected more than 12,500 ideas at 117 engagement opportunities. Among the methods employed were one-on-one conversations with members of the public, young people being asked to “draw your perfect park”, and the task force “met people where they were” — at community events, in focus groups with immigrant and refugee populations and with input sessions at schools in the region.

Co-production was a core component of the process. After the engagement phase, the task force members, district and partner agency staff along with elected officials distilled the thousands… distilled thousands of ideas and suggestions into actionable items, and volunteers, district board members, and district staff worked together to put the plans in motion. The end result was not just a vision plan, but an actual road map to make sure all the work and the involvement by the community didn’t sit on the shelf, but became a part of the District’s work guiding long-term planning and operations into the future.

IAP2 members may watch the webinar here.