Bursary’s-Eye-View — the North American Conference

Once again, the Conference offered bursaries to students and members of non-profit or community organizations. The recipients seized on the opportunity to learn, network and feed off the energy at the Conference and then take that experience back to their organizations and communities. Here are some of their insights.

Nicole Reese works for Crowd Conservation in Fort Collins, Colorado, which facilitates collaboration between communities and scientists on conservation matters. She joined IAP2 USA after the Skills Symposium last February in San Diego, and is looking to the Montreal conference to increase her knowledge of facilitation, which she can share with practitioners and researchers. She’ll be setting up a blog to share what she’s learned. In the long term, Nicole plans to use her research and conservation background to support P2 in environmental and sustainability decisions.

Montreal, seen from Mount Royal

This year I attended my first IAP2 North American Conference in Montreal, Canada. After a late night arrival, I attended the pre-conference workshop titled “Reconciliation and Snowflakes”. It was a thought-provoking exercise to compare the Canadian government’s relationship with First Nations to my knowledge of the United States’ treatment of indigenous people. I appreciated Guy Freedman’s perspective and suggestions for interacting with and supporting First Nations in public participation. I will carry this quote from the workshop, “when the present does not recognize the wrongs of the past, the future takes revenge.” Together we have this opportunity to address the past and do things differently, and we all have our own stories to share.

Nicole (r) with Anne Harding and Guy Freedman

From the morning world café event on the first day, my favorite phrase that captured my conversations: “P2 is a vehicle for building healthy community.” I attended many of the presentations with an application focus – tool kits or lessons learned; all of the talks I attended provided practical tips which were extremely useful for me as a young professional. It was difficult to choose between the many excellent presentation choices. I also enjoyed the Core Awards Gala – on a boat! Met some great folks, mingled, and enjoyed a delicious dinner. I was inspired by the people, organizations, and projects celebrated at the gala.

reese-posterMy own work – and poster session – focuses on “citizen science”.  During the day’s presentations, I was stoked to hear about complexity theory applied to environmental conflict resolution, and I hope to see more of that topic at future IAP2 events. I found Tabatha Soltay’s serious games presentation to be extremely relevant to a current project that I’ll be presenting on at the North American Simulation and Gaming Conference at the end of October. Overall, there were many great ideas shared and discussed throughout!

I ended the conference at the mediation presentation which used a lemon to demonstrate the importance of understanding “why” for the motivations of conflict. Because sometimes, I just want to bake with lemon zest, and you want lemonade, so let’s have a party together.


Carolyn Kelly-Dorais, Laval (QC), Canada (English version follows)

Carolyn Kelly Dorais is a Master’s candidate at the National Institute for Urban, Cultural and Societal Studies in Montréal. Her thesis is on urban revitalization in a multicultural context and she is working to understand how players at the local/regional level address issues of diversity. She is also one of the founders of CIEL – le Comité Interculturel d’échanges entre Lavallois – a citizens’ organization dedicated to bringing different cultural groups together in Laval, Québec.

Je suis designer urbain et je réalise une étude de maîtrise portant sur les pratiques de revitalisation urbaine en contexte de diversité ethnoculturelle à Montréal (INRS).

D’emblée, je suis arrivée à la Conférence Nord-Américaine avec beaucoup d’enthousiasme et d’appréhension à la fois. (Ensuite) Le français est ma langue maternelle et mon niveau d’anglais est intermédiaire. En fait, je craignais de faire des erreurs et d’avoir des moments d’hésitation en interagissant en anglais avec mes pairs, et ainsi susciter toutes sortes de réactions et d’incompréhensions. Tout cela est arrivé!

Accepter de montrer ses lacunes linguistiques n’est pas si facile. Cela dit, j’ai appris des leçons qui font tomber les « masques », à travers les présentations auxquelles j’ai eu la chance d’assister. En voici quelques-unes.

D’abord, on a appris qu’il existe une variété d’outils de consultation. Par exemple, Madame Ollivier de l’OCPM nous a parlé d’une trousse d’activités contributives « autogérées », qui permet à de petits groupes, dont les communautés culturelles, de produire des résultats au moment, à l’endroit et dans la langue de leur choix avec l’aide d’un facilitateur.

Madame Soltey de Tab Talk nous a présenté la p2 par le « jeu sérieux » en nous initiant au jeu de rôle dans l’optique d’atteindre une résilience en contexte de crise, ce qui permet de se mettre dans la peau des différentes parties prenantes et de remettre en question ses propres dissonances. C’est aussi une façon de rapprocher les divers langages  dans un environnement ludique.

Par ailleurs, l’atelier offert par Guy Freedman, de First Peoples Group, nous a amenés à discuter de l’importance de comprendre les faits marquants de l’histoire des Premières Nations, d’interroger les communautés autochtones sur leur conception de la p2, et de la place du silence dans la discussion.

Je suis partie avec un coffre chargé d’outils. Je saurai peut-être mieux composer avec les limites de la langue que les participants peuvent vivre et de l’inconfort qui en résulte dans une consultation. Je continue de perfectionner mon anglais!


My A-HA! Moment

Carolyn Kelly-Dorais, Laval QC

I am an urban planner, working towards my Masters in urban revitalization practices in an ethnically diverse setting in Montreal.

To begin with, I arrived at the North American Conference both enthusiastic and apprehensive. French is my mother tongue and I only have a moderate command of English. In fact, I was afraid I’d make mistakes and have moments of hesitation in interacting with my peers in English, which would lead to all sorts of wrong reactions and misunderstandings. That all came to pass!

It’s not easy to accept one’s language deficiencies. Still, I learned lessons which helped lower the “masks” through the presentations I was fortunate enough to attend. Here are some of them.

First, I learned that there is a wide range of tools for consultation. For example, Dominique Ollivier of the Montreal Office of Public Consultation (OCPM) spoke of a “toolbox” of self-generated participation exercises, which allow small groups, like cultural communities, with the help of a facilitator, to come up with results on-the-spot, in the language of their choice.

Tabatha Soltay of Tab Talk showed how “serious games” can help the P2 process produce resilience in crisis situations, allowing different stakeholder groups to set aside their differences of perspective It’s also a way to bring together people of different languages in a laid-back, almost playful environment.

And then there was the pre-conference workshop put on by Guy Freedman of First Peoples Group, in which we discussed the importance of understanding the realities of First Nations history, to reach out to Indigenous communities to get their understanding of P2 and the place of silence in the discussion.

I came out of the Conference with a full tool-box. I will be better able to understand and address participants’ language limits and the discomfort that can arise during consultations … and I will continue to perfect my English!


Aaron Goodman

Community Engagement Manager at Community Development Advocates of Detroit (CDAD)

iap2_pic1Equitable Public Involvement

We’ve all been there: the dreaded community meeting that features more argument than dialogue, leaving residents feeling unheard and disempowered, while meeting organizers wonder why they are getting beat up by angry neighbors.

This circumstance is linked to the fact that all too often, public meetings and hearings are looked at as the beginning and end of public engagement around policy and development decisions that affect local communities. When engagement is treated as an add-on to the “real” decision making or something that is done only to minimally satisfy legal or community requirements it leads to decisions, plans, and developments that likely don’t reflect the input of the whole community.  iap2_pic2

Such decisions can actually end up being more costly in time, money, and energy as lack of meaningful community by-in and engagement at the front end of a process results in anger and organized opposition at the back end.  So, if we know what an insufficient engagement process looks like, what exactly is good community engagement and how do you know you are doing it in an equitable manner?

Who Cares About Public Participation?

This question was on my mind as I attended the International Association of Public Participation (IAP2) 2016 North American Conference which took place in Montreal this past September. IAP2 members are community engagement professionals working in a range of fields and dedicated to promoting a holistic approach to engagement.  They are perhaps best known for publishing the “IAP2 Spectrum of Public Participation” which provides a practical framework for analyzing various kinds of engagement strategies and tactics as they move from just informing the public to actually empowering residents in decision-making for the future of their communities.

The theme of the conference was “Who Cares About Public Participation?” and it was inspiring to spend two days with folks working across many fields who are passionate about this topic and work hard to increase the impact of meaningful public participation.  This question of “who cares?” also made me think of the tireless neighborhood advocates and organizers in the community development field in Detroit and across Michigan.  Whole-hearted and intentional community engagement and decision-making that drives development speaks to the very core of why I am proud to be in this work.

For many of us, it is the mission of community development to move the needle for the equitable rebuilding of our neighborhoods that includes everyone, in particular the most disadvantaged, and historically dispossessed members of the community. As our cities and communities continue to evolve and change, we know that meaningful and equitable community engagement is critical in pursuing this goal.  The community organizing saying: “Nothing about us, without us, is for us” is particularly relevant for community development work in a time of rising economic, social, and racial inequality in cities.


Raising the Bar for Equitable Community Engagement

By now you may be thinking that these are all great ideals and slogans, but how do we exactly raise the bar for engagement so that we can have better, more inclusive results in our communities?  CDAD’s work in recent years in community planning and engagement has helped us learn a lot about what works and doesn’t, and we have been inspired by innovative practices across the country that center residents in decision-making such as Community Benefits Agreements (currently a hot topic in Detroit), Participatory Budgeting, and expanding access to local Boards and Commissions.

There is also a growing body of research and advocacy that is helping to raise the profile and expectations for meaningful community engagement for both non-profits and local governments.  In addition to IAP2, some of our favorite resources include: Building the Field of Community Engagement, Policy Link Guide to Community Engagement, Authentic Community Engagement – Voices for Racial Justice, and plans for equitable community engagement published by municipal agencies in Seattle and Minneapolis.

For me, attending the IAP2 North American Conference was an energizing experience where I was able to dig in to the best ideas and practices around community engagement, learning and sharing with peers and experts across the field who are working to raise the bar for better, more equitable community engagement. I am excited to bring what I learned in Montreal back my work at CDAD as we continue promote strategies for building trust and relationships that empower the public to meaningfully participate in and impact the changes and development taking place in Detroit.

Community Development Advocates of Detroit (CDAD) is Detroit’s association of Community Development and Neighborhood Improvement Organizations and we are a catalyst for the transformation of our neighborhoods, led and inspired by residents, community-based organizations, and other community stakeholders.  CDAD works to enhance the capacity and effectiveness of Detroit’s community-based organizations, initiatives, and residents through advocacy, training, technical assistance, networking opportunities, information sharing, and facilitating common action.

Isabelle Gaudette


Organisatrice communautaire, chargée de projets et développement, Centre d’écologie urbaine de Montréal


« Histoires vécues en participation publique au Québec »

Deux histoires de mobilisation citoyenne

En participant à la conférence « Histoires vécues en participation publique au Québec » organisée par l’Association Internationale pour la Participation Publique (aip2), j’ai pu cerner ce qui a réellement mené à la l’Office de consultation publique de Montréal et du droit d’initiative aux deux luttes collectives menées par les citoyens. (Lisez plus)

gaudette-2J’ai davantage appris sur le travail de longue haleine mené par Action Gardien. La Table de concertation communautaire du quartier Pointe-Saint-Charles dans le sud-ouest de Montréal a forcé le débat public et a permis de bonifier un projet de développement dans le secteur : 25% de logement social, destruction évitée d’un parc, acquisition du Bâtiment #7 pour le développement d’un projet collectif, etc.

D’autre part, j’ai été touchée par la lutte des citoyens de Saint-Marc-sur-Richelieu contre l’exploitation des gaz de schiste. Bien au-delà de la réaction « pas dans ma cour », les citoyens engagés se sont formés collectivement sur les enjeux et ont développé un savoir technique et militant.

gaudette-1Ce qui leur a permis de dénoncer l’étroitesse de la consultation et de développer un argumentaire solide pour questionner l’information fournie provenant de l’industrie. C’est tout un réseau québécois qui s’est développé au sein de la société civile et du milieu scientifique grâce à la mobilisation des résidents de ce premier village à soulever la question.

En conclusion à la conférence, j’ai retenu, entre autres, que bien que les consultations permettent de discuter les conditions d’acceptabilité pour améliorer les projets, il faut convenir qu’il peut s’avérer qu’un projet soit  « mauvais » pour la communauté et dans ce cas, c’est le rôle de la population de le signifier.

Consulter le guide L’urbanisme participatif : aménager la ville avec et pour les citoyens du Centre d’écologie urbaine de Montréal : http://www.ecologieurbaine.net/fr/documentation/guide-techniques-documents/71-lurbanisme-participatif-amenager-la-ville-avec-et-pour-ses-citoyens/file

Consult Participatory Planning: planning the city with and for its citizens guide of Montréal Urban Ecology Centre: http://www.ecologieurbaine.net/en/documentation-en/technical-guides/79-urbanplanningguide/file

Two of the winners of bursaries to attend the 2016 North American Conference were Manel Djemel, a doctoral candidate in environmental design at University of Montréal, and Charlie Carter, a staff member at the Ontario Centre for Excellence in Child and Youth Mental Health. They took on the job of gathering the notes and ideas generated from the Opening Plenary: a World Café on the central theme of the Conference.

Charlie Carter

The opening plenacharlie-profile-pic-workry of the 2016 IAP2 conference used a World Café to explore three questions: Why should we care about public participation? What would happen if we stopped caring? Can we get more people to care?

Why should we care about public participation?

There are practical and philosophical reasons for why we should care about public participation. Conference participants linked public participation to democracy, citizenship and community. There was a shared sense that it’s simply the right thing to do – that people have a right to participate in decisions that affect them and our political system and society would not work without the involvement of an engaged public. Expanding on this point, many participants said we should care about public participation because it’s part of community building and engenders trust. The kind of face-to-face interaction that can occur in public engagement provides avenues for empathy and collaboration, while reducing the risk of people feeling alienated or disgruntled. S’il y a plus de participation il y aura moins de gens qui domine!

At a practical level, many people shared the belief that public participation is fundamental to elegant design and better decision making, especially because experts are not always right. Public participation can drive innovation and build support and ownership of difficult decisions.

Some comments reflected a theme that occurred at other times during the conference: that public participation is sometimes just a public relations exercise.

What would happen if we stopped caring?

Not caring could lead to increased community conflict, undermine community cohesion and polarise people. Ultimately there would be less democracy as government would make decisions, often on assumptions and without thoughtful consideration of sustainable change. Without any public voice, decisions would be unbalanced and trust would diminish further.

At an applied level, if public participation professionals stopped caring then participation would largely be tokenistic or people simply wouldn’t be heard. There could be more isolation, apathy, litigation, and civil disorder.

The point was made that even if we care now, many of these things are already happening – especially for those on the periphery and who don’t have a collective voice or access to power.

Can we get more people to care?

There was agreement that we can get more people to care and there are methods to help build buy-in. The engagement process needs to make it easy for people to participate, ensure enough time, meet people where they are and be based on respect and empathy for different perspectives. Those doing the engagement can model this and demonstrate a genuine desire to listen and hear. Communication about the process should be honest about how the public will influence decision making. While we don’t need everyone to care, we need to listen and act with integrity.

Feedback loops are essential. They share how input affects decisions and add to the regular communication about the relevant issues and process. Feedback loops are about sharing successes as well as failures – and give an honest report on who owns the outcome.


manel_djemelManel Djemel

À l’occasion de la conférence nord-américaine de l’AIP2 Montréal 2016, un World Café a été organisé lors de la séance plénière d’ouverture. Cet espace d’échange et de partage fut une opportunité pour les conférenciers de communiquer et échanger autour de trois questions sur à la participation publique. Afin d’assurer la pérennité de leurs participations, ils ont esquissé leurs idées sur les supports papier fournis par les soins des organisateurs.

Pourquoi devrions-nous nous préoccuper de la participation du public?

Fut la première question autour de laquelle débattaient les conférenciers. Les opinions étaient divergentes et s’intéressaient essentiellement à l’aspect conséquentialiste de la question. L’argument principal fut la construction de la communauté de la citoyenneté. Toutefois, une résistance apparait quant aux résultats escomptés, vu que parfois les parties prenantes expriment la volonté de participer, sans toutefois que cela matérialise les objectifs dressés en amont.

La durabilité des décisions est aussi un argument en faveur de l’intérêt qu’il faut accorder à ce processus. Cet aspect requiert une attention particulière essentiellement vu qu’il nous engage en tant qu’acteur et citoyen pour assumer une responsabilité prospective (Jonas, 1998) à l’égard des générations futures. C’est aussi un aspect d’une éducation à promouvoir chez eux, afin qu’ils puissent construire leur avenir en adoptant des approches éthiques et participatives.

La construction saine des communautés repose sur la mise en place d’une atmosphère de confiance et de partage. Cela développe le sentiment d’appartenance et la volonté d’engagement chez le citoyen. C’est aussi un moyen de faire place à un plus grand nombre de parties prenantes pour s’exprimer et contribuer au projet. L’intelligence collective est alors, un des facteurs à prendre en considération lors de l’élaboration des projets. Il s’avère que le citoyen est parfois plus informé et conscient des enjeux de développement du projet que les experts qui peuvent parfois ne pas détenir toute l’information. Cette approche permettrait alors de : i) concevoir un « Design élégant », accepté et approprié par les citoyens, ii) permettre la collaboration entre les différentes parties prenantes du projet afin de pallier à la complexité et aux incertitudes générées par les projets, iii) permettre l’autonomisation des communautés et l’instauration d’une culture communautaire intégrée.

La prise de décision est aussi une des préoccupations primordiales dans le débat. Adopter une approche participative est un des piliers du système politique actuel, qui permet une meilleure délibération, et une démocratisation des processus. Les commutés contribuent à cet effet à la construction d’une décision réfléchie et plus responsable.

L’aspect éthique de la participation publique est perçu dans nombreuses recommandations qui évoquent l’empathie, le partage, la prise en compte des dimensions humaines et personnelles, la confiance et la responsabilisation. Toutes ces notions évoquent l’importance de la participation publique dans la construction d’une culture décisionnelle vertueuse et responsable.

Que se passerait-il si nous arrêtons d’en prendre soin?

Fut la deuxième question autour de laquelle s’articulaient les arguments qui pourraient être regroupés en 4 catégories : les aspects philosophiques et éthiques, la prise de décision, les risques sociétaux et la responsabilité rétrospective.

Le souci de l’apathie apparait sous plusieurs aspects et dans différents argumentaires. C’est une crainte généralisée de perdre l’enthousiasme du citoyen et sa démission de la sphère sociale. En effet cela intensifie le sentiment d’outrage et augmente ainsi l’isolement des parties. L’exclusion des parties prenantes et des citoyens du processus de prise de décision aurait des répercussions majeures sur le processus démocratique et sur la qualité des décisions. Ces dernières seraient précipitées, rapides et non réfléchies. Les instances politiques, n’ayant pas une vision éclairée des aléas des projets, des politiques locales et des enjeux du milieu, prendraient des décisions hypothétiques et surréalistes.

Délaisser la participation publique mène à une sous-représentation des communautés et leur exclusion de l’arène décisionnelle. A cet effet, les instances détentrice du droit de décision prendraient des décisions moins durables, et moins équilibrées. Ces risques sont aussi importants dans une prescrive ou cela génère des conflits potentiels et souvent une situation de statuts-co difficilement gérable. La polarisation, est aussi un des aspects évoqués qui luis aussi génère un risque d’échec des projets vu que les voix ne soient pas exprimées et que la participation soit symbolique. Ce qui augmente les risques de révoltes, de désordre civil, de protestations et de manque de cohésion dans la communauté.

La préoccupation du futur et la responsabilité prospective sont aussi une préoccupation générale. Il s’avère que nous devons nous préoccuper non seulement des processus et approches actuelles, mais aussi d’assurer une éducation de participation, de partage et de collaboration. Abandonner la participation publique représente alors une menace sur notre capacité à pourvoir changer le monde et une menace de souffrance face à la perte du sens de l’organisation et de l’esprit commentaire.

À la question pouvons-nous obtenir plus de gens qui s’intéressent ? La réponse fut une affirmation généralisée. Cette perception positive et optimiste de l’avenir s’est traduite par des arguments qui mettent de l’avant l’importance d’engager le processus participatif en amont des projets et de permettre aux acteurs de s’en approprier et s’y identifier.

L’exploration des pistes et moyens passait par des recommandations de partage des expériences ayant du succès et exprimer l’impact positif de participation publique sur la décision. En effet, sensibiliser les acteurs en leurs exposants des modèles de réussites et d’échecs aide à les inciter davantage à s’engager et à construire une culture de collaboration et de partage.  Le temps est un facteur important dans le processus participatif. Les délais et l’implication anticipée encouragent les citoyens à s’engager et facilitent ainsi le processus de recrutement.

Accroitre l’intérêt pour la participation chez les différentes parties prenantes dans les projets passe essentiellement par une politique d’information efficace et transparente. Ces démarches consistent essentiellement à la mise en place de procédure qui favorise de rejoindre les parties prenantes dans leurs lieux (travail, résidences, quartiers, villes, etc.) et de leur exposer les avantages du processus et son impact sur leurs intérêts. La vulgarisation des discours et la simplification des moyens sont un facteur important de réussite de ces démarches qui contribuent à une meilleure compréhension non seulement des enjeux, mais aussi des risques de leur désengagement sur la prise de décision.

Susciter l’intérêt d’un plus grand nombre d’acteurs passe aussi par leur responsabilisation et l’exploration de pistes de recherche d’un meilleur droit et d’une accessibilité accrue à la prise de décision.  La démonstration des valeurs et du respect de la dimension humaine dans le processus participatif accentue l’implication et la volonté de faire part du projet et de la décision.

Les objectifs escomptés par cette approche de stimulation de la participation donnent lieu à une culmination du niveau d’analyse et de conception, ainsi que celui des compétences et d’intégrité. Encourager les acteurs à s’engager dans la participation publique permet une ouverture disciplinaire et de meilleures conditions de prise de décision concertée et réfléchie.

En conclusion l’épreuve du World café a donné lieu à un foisonnement d’idées d’argument et de partage d’expérience. Prendre part de cette expérience fut une opportunité d’expérimenter les avantages de l’exploration de l’intelligence collective et les bénéfices de cette approche participative et de partage.


Jonas, H., (1998), Le principe responsabilité : une éthique pour la civilisation technologique; traduit de l’allemand par Jean Greisch. Paris : Flammarion 1998, c1990.

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